Aurinkokamarin tietosuojaseloste

Tietosuojalain 1050/2018 ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Tässä tietosuojaselostuksessa on määritelty, että Hoitola Aurinkokamari on rekisterinpitäjä asiakasjäsenrekisterissä ja verkkokaupassa. Tietosuojaseloste koskee seuraavia Hoitola Aurinkokamarin palveluja: Tukipalvelu- ja palveluseteliasiakkaat sekä virkistyspalvelut, Hoitola-asiakkaat, Etäpalvelut ja Verkkokaupan asiakkaat.

Hoitola Aurinkokamari, y-tunnus 2546083-9, Kainuuntie 101, 88900 Kuhmo

Tietosuojavastaava ja yhteyshenkilö: 

yrittäjä Maarit Mikkonen, maarit@aurinkokamari.fi p. 040 665 2946

Verkkosivustomme osoitteet ovat: 

Kotisivu: http://aurinkokamari.fi 

Verkkokauppa: https://alunen.fi/kauppa/aurinkokamari/

1. REKISTERIN NIMI

Hoitola Aurinkokamarin asiakas- ja markkinointirekisteri.

2. ENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Rekisterin sisältämät tiedot perustuvat asiakkaan ja palveluntuottajan väliseen sopimukseen ja yhteistyöhön. Tiedot ovat henkilön itsensä tai hänen omaisen tai muun asianhoitajan antamat tiedot ja suostumus henkilötietojen käsittelyyn. 

Rekisterinpitäjä tai sen valtuuttama yhteistyökumppani käyttää rekisterin tietoja henkilötietolain mukaisesti seuraaviin tarkoituksiin: 

• asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen 
• viestintään Hoitola Aurinkokamarin ja asiakkaan omaisen tai muun asianhoitajan välillä sekä muuhun asiakasviestintään ja –palveluun sekä sidosryhmäviestintään
• palveluiden tarjoamiseen
• yhteydenottopyyntöjen käsittelyyn ja uutiskirjeen tilaamiseen
• laskutukseen, maksujen valvontaan ja perintään
• rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämiseen
• markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille uusille asiakkaille

Käsittelyn perusteena ovat asiakassuhteen mahdollisimman laadukas ja turvallinen hoitaminen ja palvelu asiakkaalle sekä palvelujen edelleen kehittäminen. 

Mikäli rekisterinpitäjä myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa, voidaan tietoja luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille. Tietoja voidaan luovuttaa myös voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuen toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä tavalla.  Kerättyjä henkilötietoja säilytetään toistaiseksi niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa tai niin kauan kunnes rekisteröity pyytää tietojensa poistamista. 

Rekisteriin pääsy on vain rekisterinpitäjällä.

Henkilötietoja kerätään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti eikä niitä missään tilanteessa käytetä, muuteta tai siirretä eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu.

Henkilötietojen käsittely tarkoittaa esimerkiksi henkilötietojen keräämistä, säilyttämistä, käyttöä, siirtämistä ja luovuttamista. Kaikki henkilötietoihin kohdistuvat toimenpiteet henkilötietojen käsittelyn suunnittelusta henkilötietojen poistamiseen ovat henkilötietojen käsittelyä. 

Rekisteri sisältää asiakkaan kanssa tehtävät palvelusopimukset, päättyneet asiakassuhteet, henkilötietoja, terveyteen, hyvinvointiin ja mahdolliseen avuntarpeeseen liittyviä tietoja, muutoin palvelun kannalta oleellisia tietoja, osoitetietoja, laskutustietoja sekä asiakkaan omaisten tai muun asianhoitajan tietoja.

Tämä tietosuojaseloste soveltuu vain Hoitola Aurinkokamarin palveluihin emmekä ole vastuussa muiden sivustojen tietosuojakäytännöistä. Suosittelemme käyttäjää tarkistamaan käyttämiensä sivustojen tietosuojalausekkeet.

3. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Hoitola Aurinkokamari kerää ja käsittelee asiakkaiden henkilötietoja hoitaakseen sopimuksesta johtuvat velvollisuudet sekä täyttääkseen lainsäädännöstä johtuvat velvoitteet. Lisäksi Hoitola Aurinkokamari käsittelee henkilötietoja oikeutetun edun perusteella ylläpitääkseen ja kehittääkseen liiketoimintaa ja palveluja.

Palvelusuunnitelma ja –sopimus:

Tukipalvelu- ja palveluseteliasiakkaat sekä virkistyspalvelut: 

• nimi 
• syntymäaika
• yhteystiedot: lähiosoite, laskutusosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite 
• laskutukseen liittyvä suoramaksu- tai verkkolaskuosoite 

Muut tiedot: 

• palvelun tarve ja tavoite
• tietoja asiakkaan toimintakyvystä ja tuen tarpeesta

• tietoja asiakkaan perussairauksista, lääkityksistä ja ruokavaliosta, sikäli kun ne ovat palvelun kannalta välttämättömiä ja tarpeellisia ottaa huomioon
• tilaajan nimi ja yhteystiedot, mahdolliset asiakkaan asianhoitajan nimi ja yhteystiedot, sukulaisuussuhde (voi olla useita). Kenelle saa antaa tietoja asiakkaasta.
• muut asiakkaan, asiakkaan omaisen tai asianhoitajan ilmoittamat hoidon- ja palvelunkannalta tarpeellisen tiedot

Hoitola-asiakkaat:

• nimi 
• syntymäaika
• yhteystiedot: lähiosoite, laskutusosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite 
• oma kertomus terveydentilasta tai oireistaan
• selvitys Hoitola Aurinkokamarin antamasta hoidosta ja asiakkaan kokemus vaikuttavuudesta

Etäpalvelut

• nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköposti
• laskutustiedot
• ostajan tiedot (jos eri kuin käyttäjä)
• omaisen tiedot (jos omainen haluaa, että häneen ollaan yhteydessä)
• muut asiakkaan/ostajan ilmoittamat tiedot

Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä Hoitola Aurinkokamarin ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä Hoitola Aurinkokamarin palveluiden tuottamiseksi. Mikäli rekisteröity ei anna tarvittavia henkilötietoja, ei Hoitola Aurinkokamari voi täyttää palvelun toteuttamiseen tai lainsäädäntöön perustuvia velvoitteita, eikä hoitaa siihen liittyvää tarpeellista viestintää.  

Verkkosivuilla sijaitsevilla lomakkeilla pyydetään henkilötietojasi voidaksemme tarjota henkilökohtaisempaa palvelua. Lisäksi verkkokaupassa tilausta tehdessäsi pyydämme yhteystietojasi.

Henkilötietojen antaminen markkinointiin sekä sähköisen suoramarkkinoinnin suostumus sen sijaan on vapaaehtoista. Rekisteröity voi koska tahansa peruuttaa suostumuksen (ks. rekisteröidyn oikeudet).

Lisäksi rekisteröity voi estää evästeiden käytön evästekäytännössämme mainitulla tavalla.

Evästeet ja analytiikka

Evästeiden avulla Hoitola Aurinkokamari kerää tietoja verkkosivujensa vierailijoiden sivuston käytöstä ja käyttäjämääristä. Tällaisia järjestelmiä ovat mm. facebook.com ja googleanalytics.com. Tietojen avulla voidaan selvittää, kuinka moni vierailee rekisterin pitäjän sivustolla, miten vierailijat käyttävät sivustoa ja kuinka pitkään he siellä viipyvät ja mitä tietoja hakevat. Tietoihin sisältyvät esimerkiksi käytettävän selaimen ja käyttöjärjestelmän tiedot, vierailujen ajankohta ja määrä, sekä sivut, joilla vieraillaan. 

Eväste sisältää myös ainutlaatuisen tunnistenumeron, jonka avulla käyttäjän selain voidaan tunnistaa seuraavan kerran, kun hän vierailee sivustolla ja näin helpottaa sivuston käyttöä. Evästeet seuraavat myös mitä hakuja ihmiset tekevät sivustoilta ja mitä selaimia, tietokoneita ja käyttöjärjestelmiä he käyttävät.

Tietoja hyödynnetään Hoitola Aurinkokamarin verkkosivujen ja verkkokaupan käytön seurantaan ja edelleen kehittämiseen.

Linkitykset verkkosivuiltamme kolmannen osapuolen palveluihin 

Hoitola Aurinkokamarin verkkosivuilla ja -kaupassa on ulkopuolisiin palveluihin johtavia linkkejä, kuten Facebookin, Instargramin ja Microsoft Officen Formsin jakopainikkeet. Microsoft Officen Formsilla saatamme kerätä erilaista tietoa, joka on jonkun tietyn palvelun toteuttamisen kannalta tarpeellista. Lomaketieto tulostetaan ja säilytettään kunnes palvelu on toteutettu ja sen jälkeen se tuhotaan. Tieto poistetaan Microsoft Office Formista tulostamisen jälkeen.

Hoitola Aurinkokamarin verkkosivuilta vierailija saattaa ohjautua yhteistyökumppaneitteni palveluihin. Näiden uudelleen ohjautumisten kautta eri palveluntarjoajat itse saattavat kerätä sinusta tietoja ja asettaa linkin käyttäjän koneelle evästeitä, joiden käyttö ei ole Hoitola Aurinkokamarin hallinnassa. Linkkien käytöstä vastaa verkkosivujen ja -kaupan vierailija itse.

Markkinointini automaatio ja sähköpostimarkkinointi

Hoitola Aurinkokamari käyttää asiakaskirjeiden ja vastaavien ajankohtaisten tuote- ja palvelutiedotteiden postittamiseen markkinoinnin automaatiopalvelua mailchimp.com. Toimenpiteestä tallentuu eväste Mailchimp -palveluihin, joiden avulla tiedot yhdistyvät asiakkaan luovuttamiin tietoihin. Automaatio huolehtii sähköpostimarkkinoinnin lähettämisestä asiakkaille. Asiakkaana voit milloin tahansa poistaa nimesi ja sähköpostiosoitteesi postituslistoilta sähköpostikirjeen alareunasta löytyvän linkin kautta. 

Sähköpostiviestit voivat sisältää evästeitä ja jäljitteitä, joiden avulla Hoitola Aurinkokamari saa tietoa siitä, onko käyttäjä avannut, lukenut tai poistanut viestin. Jos käyttäjä poistaa sähköpostiosoitteensa listalta, Hoitola Aurinkokamari ei enää voi lähettää käyttäjälle tiedotteita tai tarjouksia.

Kun vierailija täyttää verkkosivuillamme aurinkokamari.fi tai facebook.com/hoitola.aurinkokamari tai verkkokaupassamme yhteydenottopyyntö –lomakkeen, tulee tämä pyyntö rekisterin pitäjän sähköpostiin.

4. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisterin tiedot perustuvat säännönmukaisesti kaikissa välineissä asiakkaiden tai muun henkilön itsensä antamiin tietoihin ja suostumukseen tietojen käytöstä. Tiedot kerätään puhelimitse, verkossa, tapaamisissa tai muulla vastaavalla tavalla. Tietojen antajalla on oikeudet ja mahdollisuudet poistaa tai tarkistaa omia tietojaan halutessaan. 

Verkkosivut ja verkkokauppa:

Verkkosivuilla ja verkkokaupassa kerätään tietoja yhteydenottolomakkeella, uutiskirjeen tilauslomakkeella, jäseneksi liittymisessä tai verkkokauppaostosten yhteydessä. Kerättävät tiedot ovat nimi, osoite, sähköposti ja puhelin.

Verkkokaupassa lisäksi saatetaan kerätä osoite- ja maksuvälinetietoja kuten tunnistettuna asiakkaana tehtyjen ostojen tiedot ja ostoprosessin eri vaiheet ja tapahtumat, valittu maksutapa ja maksuvälineiden yksilöintitiedot, pankkiyhteystiedot. Hoitola Aurinkokamarin verkkokauppa on Alunen Oy:n alustalla, jonka tietosuojaselosteeseen pääset linkistä https://alunen.fi/tietosuojaseloste/ 

Verkkokaupan maksuliikennettä hoitaa Checkout Finland Oy, jonka tietosuojaselosteen pääset linkistä https://www.checkout.fi/tietosuoja

Sosiaalinen media: 

Tietoja saatetaan kerätä kampanjoiden, myynnin ja markkinoinnin yhteydessä. Kerättävät tiedot saattavat olla nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Muuten toiminta perustuu asiakkaan omaan vapaaehtoiseen toimintaan. Lisäksi kampanjoissa asiakkaan käyttäytymistä voidaan profiloida, kuitenkin niin, ettei yksityiskohtaista tietoa voida liittää tai yhdistää tiettyyn asiakkaaseen.

Tyytyväisyyskyselyt: 

Kyselyissä saatetaan kerätä asiakkaan nimi, sähköposti ja puhelinnumero.

Tiedotteiden ja markkinointimateriaalien jakelupalvelut:

Jakelupalvelut keräävät ja kokoavat asiakkaiden nimi- ja sähköpostitiedot kaikista Hoitola Aurinkokamarin käyttämistä tietolähteistä. Lisäksi ohjelmat profiloivat ja keräävät tietoa asiakkaan käyttäytymisestä tiedotteiden ja sähköpostien avaamisen yhteydessä. 

Analytiikkapalvelut:

Evästeet analysoivat ja keräävät tietoa, jota ei voi henkilöidä ja yhdistää suoraan tiettyyn asiakkaaseen. Evästeiden avulla kerätään tietoja verkkosivujemme vierailijoiden sivuston käytöstä ja käyttäjämääristä. Tällaisia järjestelmiä ovat mm. facebook.com ja googleanalytics.com. Tietojen avulla voidaan mitata vierailijoiden määrä sivustolla, miten vierailijat käyttävät sivustoa, kuinka pitkään he siellä viipyvät ja mitä tietoja hakevat. Tietoihin sisältyvät esimerkiksi käytettävän selaimen ja käyttöjärjestelmän tiedot, vierailujen ajankohta ja määrä sekä sivut, joilla vieraillaan.

Laskutus: 

Palveluseteliasiakkaiden laskutuksessa Hoitola Aurinkokamari ilmoittaa laskutustiedot sähköiseen palvelusetelijärjestelmään (PSOP –palvelu). 

Verkkokaupassa maksuliikenteen hoitaa CheckOut Finland Oy.

Muun laskutuksen hoitaa rekisterinpitäjä, joko sähköisen laskutusohjelman kautta, paperilaskuna tai pankkisiirtona.

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT SEKÄ TIETOJEN SUOJAAMINEN

Rekisterinpitäjänä Hoitola Aurinkokamarin yhteyshenkilöllä on ainoastaan käyttöoikeus kerättyihin tietoihin. Yrityksen ulkopuolisilla ei ole pääsyä tietoihin.

Hoitola Aurinkokamari käyttää ajantasaisia käytäntöjä henkilötietojen suojelemiseksi. Suojaustoimenpiteitä käytämme minimoidaksemme henkilötietojen hävikin riskiä ja estääksemme väärinkäytöksiä sekä luvatonta käyttöä, julkaisua tai muokkausta. Suojaustoimenpiteitä ovat

• asiakirjojen ja ulkoisen kovalevyn lukollinen säilytys
• salasanojen säännöllinen vaihtaminen
• tietoturvaohjelmien käyttö

Hoitola Aurinkokamari voi myös suojella käyttäjän henkilötietoja hyödyntäen lähettämällä sähköpostin liitteet salattuina.

6. TIEDOT TIETOJEN SIIRROSTA KOLMANSIIN MAIHIN 

Hoitola Aurinkokamari kerää tietoja vain omaan käyttöönsä sekä toteuttaa palvelut Suomessa. Tietoja ei siirretä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

7. HENKILÖTETOJEN SÄILYTTÄMISAIKA

Asiakkaiden henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan sitä tarkoitusta varten, jota ne kerättiin tai lain salliman enimmäisajan.

Hoitola Aurinkokamarin palveluseteliasiakkaiden osalta rekisterinpitäjä on Kainuun Sote. Palvelusuunnitelmat ja -sopimukset toimitetaan asiakkuuden päätyttyä Soten arkistoon. 

Muiden asiakkaiden kohdalla tiedot poistetaan Hoitola Aurinkokamarin järjestelmistä heti kun se on mahdollista. Tämä tarkoittaa sitä, että saatamme säilyttää henkilötietojasi, vaikka sopimussuhteesi meihin olisi päättynyt, mutta vain niin kauan kuin meillä on syy tehdä niin.

Henkilötieto poistetaan lisäksi aina, kun rekisteröity peruuttaa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn, eikä henkilötietojen käsittelylle ole enää muuta tietosuojalainsäädännön mukaista perustetta.

8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista. Henkilötietojen korjauspyyntö tulee yksilöidä siten, että henkilötiedoissa oleva virhe voidaan havaita ja korjata helposti.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa omien tietojen käsittelyä niin halutessaan.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus siirrättää tiedot toiseen järjestelmään oman tahtonsa mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti. 

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän näkee sen

aiheelliseksi ja jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyyn liittyviä

lakisääteisiä oikeuksia on rikottu.

9. HENKILÖTIETOJEN ANTAMINEN JA TIETOJEN ANTAMATTA JÄTTÄMISEN MAHDOLLISET SEURAAMUKSET

Henkilötietojen antaminen perustuu vapaaehtoisuuteen ja erilliseen sopimukseen.  Tarvitsemme henkilötietoja, että antamamme palvelu olisi turvallista ja tarkoituksenmukaista. Vastuu tietojen antamatta jättämisestä on aina asiakkaalla itsellään. Henkilötiedot on saatu asiakkaalta itseltään suunnitteluvaiheessa ja palvelusuunnitelman mukaisten asiakaskäyntien yhteydessä.

10. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Siirrämme henkilötietoja ainoastaan siinä laajuudessa kuin kolmannet osapuolet tarvitsevat pääsyn käsittelemiimme henkilötietoihin palvelun tarjoamiseksi tämän tietosuojalausekkeen määrittelemissä tarkoituksissa.

Mikäli asiakas tai hänen omainen tai muu asiainhoitaja on antanut suostumuksen, annamme asiakkaan tietoja valituille kolmansille osapuolille kuten Kelataksikeskus tai Soten vpl –taksikeskus, siinä laajuudessa kuin kolmannet osapuolet tarvitsevat, jotta ne voivat toteuttaa palvelunsa ja että asiakasturvallisuus toteutuu.

11. OMIEN TIETOJEN TARKASTAMINEN

Rekisteröidyllä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa häntä itseään koskevat rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Hänellä on myös oikeus pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista sekä käsittelyn rajoittamista.  Hän voi myös vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. 

Rekisteröity voi myös käyttää oikeuksiaan ja pyytää tarkempaa tietoa omien tietojensa käsittelystä lähettämällä kirjeen osoitteeseen Hoitola Aurinkokamari, Linnalantie 190, 88760 Iivantiira, tai sähköpostin osoitteeseen maarit@aurinkokamari.fi 

Pyynnössä tulee olla rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero. Jos pyyntösi koskee evästeessä olevaa henkilötietoa, on sinun liitettävä pyyntöösi kopio kyseisestä evästeestä. Voimme pyytää lisätietoja, jotka ovat tarpeen henkilöllisyytesi varmentamiseksi.